Klachtenreglement

Klachten- en geschillenreglement Connecting2u BV

Artikel 1.1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:
a. klacht:
een uiting van ongenoegen over de wijze waarop een medewerker van Connecting2u BV zich in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk persoon of rechtspersoon heeft gedragen;

b. medewerker:
1. Personeel en directie van Connecting2u BV;
2. Ingehuurde zelfstandigen;
3. Vrijwilligers;

c. gedraging:
het in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk persoon of rechtspersoon handelen of nalaten te handelen door:
1. een medewerker;
2. een directielid of een daarmee op grond van diens werkzaamheden gelijk te stellen persoon (inclusief arbeidscontractanten) in de uitoefening van zijn functie;

d. klachtencommissie:
de commissie die op grond van artikel 1.3 een klacht onderzoekt en het betreffende medewerker over de afdoening van een klacht adviseert;

e. klachtencoördinator:
functionaris als bedoeld in artikel 1.7.

Artikel 1.2 Algemene bepalingen

1. Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop een medewerker zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij die medewerker.
2. Een gedraging van een persoon, bedoeld in artikel 1.1 onder c sub 2, wordt aangemerkt als een gedraging van die medewerker.
3. De medewerker draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over zijn gedragingen en over gedragingen van anderen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn.
4. Tegen een besluit betreffende de behandeling van een klacht over een gedraging van een medewerker, kan geen beroep worden ingesteld.

Artikel 1.3 Klachtencommissie

Er is een Interne klachtencommissie belast met de voorbereiding van de beslissing op en de advisering over de klacht.

Artikel 1.4 Samenstelling en benoeming

1. De commissie bestaat uit een voorzitter ( RvH ) en tenminste twee leden ( KV, NJ ), die worden benoemd, geschorst en ontslagen door Connecting2u BV op voorstel van de directie.
2. Connecting2u BV benoemt overeenkomstig het eerste lid een genoegzaam aantal plaatsvervangende leden.
3. De commissie regelt de vervanging van de voorzitter.

Artikel 1.5 Secretaris

1. De secretaris van de commissie is de klachtencoördinator. ( KV )
2. Connecting2u BV wijst tevens een plaatsvervangende secretaris aan ( NJ ).

Artikel 1.6 Zittingsduur

1. De voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden van de commissie treden af op de dag van het aftreden van de directie van Connecting2u BV.
2. De voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden van de commissie kunnen op ieder moment ontslag nemen.
3. De aftredende voorzitter, de aftredende leden en de plaatsvervangende leden van de commissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.

Artikel 1.7 Klachtencoördinator

1. Directie stelt een klachtencoördinator aan. Dit zal altijd een onafhankelijke medewerker zijn die in beginsel niet bij de klacht betrokken is.
2. De klachtencoördinator ziet er op toe dat de behandeling van een klacht conform het bepaalde in deze verordening plaatsvindt.
3. Indien klager dit wenst, verleent de klachtencoördinator hem medewerking bij het op schrift stellen van een klacht.
4. De klachtencoördinator adviseert het personeel over het voorkomen van klachten.


HOOFDSTUK 2: BEHANDELING VAN SCHRIFTELIJKE KLACHTEN

Artikel 2.1 Indiening

1. Een klacht wordt ingediend bij de medewerker.
2. Een schriftelijke klacht dient ondertekend te worden ingediend.
3. De klacht dient te omvatten:
a. de naam en het adres van de indiener;
b. de dagtekening;
c. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.
4. Indien het klaagschrift in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk is, dient de klager zorg te dragen voor een vertaling.

Artikel 2.2 Registratie

1. Elke ingediende klacht over een gedraging wordt na registratie voorgelegd aan de klachtencoördinator.
2. Een mondeling ingediende klacht wordt op schrift gesteld en ter ondertekening aan klager voorgelegd ter bevestiging van de juiste notering van de klacht.

Artikel 2.3 Ontvangstbevestiging

1. De ontvangst van een klacht wordt door de klachtencoördinator binnen ?n week schriftelijk aan de klager bevestigd.
2. In de bevestiging wordt meegedeeld wie de klacht zal behandelen en hoe de verdere gang van zaken is.
3. Degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, krijgt de klacht, de eventueel meegezonden stukken en de ontvangstbevestiging in afschrift toegezonden.

Artikel 2.4 Ontvankelijkheid

1. De commissie is niet verplicht de klacht te behandelen, indien zij betrekking heeft op een gedraging:
a. waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van het bepaalde in deze verordening is behandeld;
b. die langer dan een jaar voor indiening heeft plaatsgevonden;
c. waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden of
d. waartegen door de klager beroep kan of kon worden ingesteld;
e. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest of
f. zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging sprake is.
2. Een klacht wordt niet in behandeling genomen, indien:
a. het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is;
b. niet is voldaan aan het bepaalde in artikel 2.1. tweede en derde lid en klager de voor behandeling vereiste gegevens niet binnen twee weken, nadat klager op de tekortkoming is gewezen, heeft verstrekt.
3. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis gesteld.

Artikel 2.5 Vooronderzoek

1. De klachtencoördinator is in verband met de voorbereiding van behandeling van de klacht bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te doen inwinnen.
2. De klachtencommissie kan bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en deze zo nodig uitnodigen daartoe op de zitting te verschijnen. Indien daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van de directie vereist.

Artikel 2.6 Horen

1. De klachtencommissie stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid in elkaars aanwezigheid te worden gehoord.
2. Op verzoek van partijen, dan wel ambtshalve door de klachtencommissie, kunnen partijen afzonderlijk worden gehoord, indien aannemelijk is dat gezamenlijk horen een zorgvuldige behandeling zal belemmeren of dat tijdens het horen feiten of omstandigheden bekend zullen worden waarvan geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Op een dergelijk verzoek beslist de voorzitter van de klachtencommissie.
3. De klachtencommissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een lid van de klachtencommissie.
4. Van het horen van de klager kan worden afgezien, indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
5. De klachtencoördinator beslist over de toepassing van lid 3.
6. Van het horen wordt een verslag gemaakt.
7. De klachtencommissie zendt een rapport van bevindingen, vergezeld van het advies en eventuele aanbevelingen, aan de directie. Het rapport bevat het verslag van het horen.

Artikel 2.7 Afdoening

1. De directie handelt de klacht binnen 6 weken na ontvangst af.
2. De directie stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, door middel van een schriftelijke motivatie in kennis van de bevindingen van het onderzoek, van de beslissing over de klacht, alsmede van de eventuele conclusies die daaraan zijn verbonden.
3. Indien de conclusies van de directie afwijken van het advies, wordt in de conclusies de reden voor die afwijking vermeld en wordt het advies meegezonden met de kennisgeving, zoals bedoeld in lid 2.
4. Indien de klacht niet binnen de in het eerste lid genoemde termijn kan worden afgehandeld, kan de directie de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen, na afstemming met de klager. Van de verdaging wordt door de klachtenco?dinator schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.
5. Indien vervolgens nog een klacht kan worden ingediend bij een persoon of college, aangewezen om klachten over het personeel te behandelen, wordt daarvan bij de kennisgeving melding gemaakt.

Artikel 2.8 Tussentijds beeïndigen procedure

1. De klachtencoördinator streeft er naar dat binnen de Connecting2u BV organisatie een minnelijke schikking ten aanzien van de klacht wordt bereikt.
2. Zodra het tot tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van dit hoofdstuk.
3. De klachtencoördinator bevestigt dit schriftelijk aan klager en aan degene over wie werd geklaagd.


HOOFDSTUK 3 : RAPPORTAGE

Artikel 3.1 Jaaroverzicht

De klachtencoördinator brengt jaarlijks v?r 1 april aan de directie van Connecting2u BV een rapportage uit, inhoudende een overzicht en een analyse van de ingekomen klachten in de rapportageperiode en zonodig voorzien van beleidsmatige aanbevelingen. Deze rapportage wordt ter kennisname aan het personeel voorgelegd.


HOOFDSTUK 4 : SLOTBEPALINGEN

Artikel 4.1 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 april 2000.

Artikel 4.2 Citeerartikel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de titel “Klachtenregeling Connecting2u BV”.


AFKORTINGEN

RvH: Dhr R.H. van Huystee
NJ: Drs N.A. Jongeneelen
KV: Dhr K.A.J. Vinkenvleugel

COPYRIGHT 2010 © CONNECTING2U